¿Qué tres estrategias nos pueden ayudar a gestionar el tiempo adecuadamente?

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La gestión del tiempo convencional a menudo resulta ineficaz para combatir la sobrecarga y reducir el estrés. Su enfoque en trabajar de forma más eficiente solo nos lleva a asumir aún más tareas. Una fuente importante de estrés para muchos es la sensación generalizada de que nunca hay tiempo suficiente. En respuesta, muchos de nosotros recurrimos a la gestión del tiempo. Intentamos exprimir las reuniones de una hora en sprints de media hora para ser «más eficientes» o dividimos las tareas más pequeñas en las brechas de nuestro calendario para minimizar el tiempo improductivo. Sin embargo, paradójicamente, la gestión del tiempo a menudo aumenta el estrés en lugar de reducirlo. A medida que nos volvemos más eficientes, hacemos espacio para aún más tareas y sentimos aún más presión. Cuando nos sentimos abrumados, nos sirve mejor atacar las causas fundamentales: el puro volumen de tareas, decisiones y distracciones.

Tras el inicio de la pandemia de Covid-19 pasamos a trabajar remotamente, ello nos proporcionó un interesante experimento natural que ilustra la paradoja de la gestión del tiempo. Más de tres cuartas partes de las personas informan que trabajar desde casa les ahorra tiempo, típicamente relacionado con los desplazamientos y los viajes de negocios, y aproximadamente la mitad de los trabajadores remotos informan de que son más productivos.

No obstante, a pesar de estos ahorros de tiempo y aumentos de productividad autodeclarados, la firma de software empresarial Atlassian muestra que la jornada laboral media se ha ampliado 30 minutos en todo el mundo, lo contrario de lo que esperaríamos de que las personas utilicen su tiempo de forma más productiva. Para agravar el problema, los 30 minutos adicionales de trabajo han llegado principalmente a expensas de lo que suele ser el tiempo libre por la noche.

La gestión del tiempo nos promete que, si somos más eficientes, podemos hacer espacio para acomodar todas nuestras tareas de forma cómoda. Sin embargo, la gestión del tiempo es como cavar un hoyo en la playa: cuanto más grande es el hoyo, más agua entra para llenarlo. En un mundo de demandas potencialmente infinitas, liberar una hora de tu calendario es similar a activar una señal que anuncia tu capacidad de saltar a otro proyecto o asumir un papel adicional.

Esto no quiere decir que la gestión del tiempo no tenga ningún valor. La productividad es importante. Pero en un mundo en el que el burnout se está desenfrenando, también necesitamos estrategias para eliminar el volumen en lugar de simplemente acomodarlo. Dane Yensen CEO de Third Factor, una empresa interdisciplinar de desarrollo del liderazgo que opera en el deporte, la empresa, el mundo académico y el gobierno y autor del libro «The Power of Pressure» (Harper Collins, agosto de 2021) nos propone tres estrategias para no caer en la trampa:

  • Reducir el volumen de tareas: las tareas pendientes representan un acuerdo, comienzan a crear una presión para cumplir. Tenemos que romper con ello. El desafío es pensar en términos de prioridades, no en el tiempo. Cuando un superior te pide que hagas algo no es lo mismo responder “no tengo tiempo para esto” que preguntar “¿Dónde te gustaría que priorizara esto contra x, y y z? Con esto conseguimos dos cosas, en primer lugar, la función de priorizar se impone al superior, no a ti. Y, en segundo lugar, re enmarca el intercambio de una elección binaria a una discusión colaborativa sobre lo que es más importante.
  • Sustituir decisiones por principios: nuestro último año se ha caracterizado por un desfile interminable de decisiones: ¿Envío a mis hijos a la escuela? ¿Puedo visitar a mis padres? ¿Es seguro volver a la oficina? Afrontar decisiones continuamente con importantes consecuencias e información imperfecta puede llevar a lo que los científicos llaman sobrecarga cognitiva, en la que las demandas del trabajo mental que necesitamos hacer superan nuestras capacidades para hacerlas frente. La sobrecarga cognitiva aumenta la probabilidad de cometer errores y contribuye significativamente a sentirse abrumado. Puedes comenzar a reducir tu carga cognitiva sustituyendo las decisiones por principios absolutos. Por ejemplo, la ciencia de la gestión de la pérdida de peso nos dice que es mucho más efectivo decir: «no comeré después de las 7 p.m.» que «limitaré mis picoteos después de las 7 p.m.» Esto último crea un número infinito de decisiones posteriores: «¿Puedo tomar esta taza de yogur? ¿Qué tal un trozo de fruta?» El principio absoluto de no comer después de las 7 p.m. cierra la puerta de una vez por todas. Las decisiones desaparecen.
  • Usa la estructura, no la energía, para minimizar las distracciones: las distracciones no nos dejan cumplir con nuestras tareas y tomar las decisiones más importantes. Las distracciones contribuyen especialmente a sentirnos abrumados porque nos impiden sentir que estamos progresando contra las fuentes de la presión. Cuando tratas de usar la fuerza de voluntad para eliminar distracciones como las redes sociales, te enfrentas a un ejército de las mejores mentes de nuestra generación. Cuando se trata de distracción, la estructura supera la fuerza de voluntad. Varios líderes de negocios han establecido períodos durante el día en que apagan el Wi-Fi de su portátil para centrarse. Otros han creado sesiones permanentes de 30 minutos durante las cuales su equipo puede hacer preguntas claras y obtener orientación.

En todos estos casos, la solución no es ser más eficiente para acomodar más tareas, más decisiones y más distracciones. El imperativo es claro: simplificar. Reduce el número de tareas que asumirás, sustituye las decisiones por principios para decidir qué categoría de cosas no vas a hacer y pon en marcha una estructura para eliminar las distracciones (cómo instituir un día en que no se celebren reuniones).

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